Bestellungen per Mail automatisch ins ERP: Die wichtigste Zahl ist die Null

Wenn eine KI Bestellungen aus dem Postfach ins ERP übertragen soll, ist die wichtigste Zahl nicht, wie viele sie schafft. Die wichtigste Zahl ist, wie viele sie falsch zuordnet. Die muss null sein. Alles, was die KI nicht sicher weiß, gehört zu einem Menschen. Das zeigt ein Projekt, an dem ich gerade bei einem mittelständischen Betrieb in Baden-Württemberg arbeite.

Die Ausgangslage: 20 bis 30 Bestellungen am Tag, von Hand

Der Betrieb hat einen Vertriebsinnendienst, der Aufträge vom Angebot bis zur Rechnung im ERP abwickelt. Die Bestellungen kommen per Mail in ein gemeinsames Postfach, als Text, als PDF, manchmal mehrere in einem Dokument. Im Schnitt sind es 20 bis 30 am Tag. Jede davon tippt heute jemand ab.

Beim Start Anfang Oktober haben wir festgelegt, wann der erste Schritt fertig ist. Ich habe es damals so gesagt: Fertig ist es, wenn alle Mails entweder sauber im ERP stehen oder mit einem klaren Hinweis beim Menschen landen. Also sinngemäß: Hier bin ich mir nicht sicher, schau mal drüber. Und dazu der Satz, den ich jedem Kunden sage: „Dann lieber einmal richtig und dann mit ein bisschen mehr Mühe.“

Der Test: 474 alte Bestellungen

Bevor eine KI live bucht, muss sie an der Vergangenheit zeigen, was sie kann. Wir haben ihr deshalb 474 alte Bestellvorgänge gegeben und sie jeden davon dem richtigen Fall zuordnen lassen. Das Ergebnis Stand heute:

• 247 Vorgänge hat sie sicher zugeordnet.
• 227 hat sie als unklar markiert, jeden mit einer Begründung.
• 0 hat sie falsch zugeordnet.

Auf den ersten Blick klingt knapp die Hälfte nach wenig. Für mich ist es das ehrlichste Ergebnis, das man an dieser Stelle haben kann. Eine KI, die 90 Prozent schafft und dabei jede zwanzigste Bestellung dem falschen Kunden zubucht, ist für den Betrieb wertlos. Dann muss wieder jemand alles kontrollieren, und die Ersparnis ist weg. Eine KI, die nie falsch bucht und offen sagt, wo sie unsicher ist, kann man Schritt für Schritt besser machen.

Und auch das gehört dazu: Live ist das noch nicht. Gerade prüfen wir, ob die zugeordneten Einträge Feld für Feld mit dem übereinstimmen, was damals tatsächlich im ERP gelandet ist. Erst wenn das passt, bucht die KI selbst.

Was keiner auf der Rechnung hat: die IT drumherum

Die meiste Zeit der ersten Wochen ging nicht in die KI. Sie ging in Zugänge, Rechte und Server. Ein eigener Rechner für die KI musste aufgesetzt werden, mit Postfach, Anmeldung über zwei Faktoren und Zugriff auf das ERP. Und dann waren eines Tages die geplanten Abläufe auf dem Server einfach weg. Laut Protokoll hatte der Virenschutz sie mindestens einmal selbst entfernt, weil er das Programm nicht kannte.

Das ist kein Fehler von irgendwem. Das ist normaler Betrieb. Ein Virenschutz soll misstrauisch sein. Aber es heißt auch: Eine Automatisierung, die einmal eingerichtet und dann sich selbst überlassen wird, steht irgendwann still, und keiner merkt es sofort. Deshalb läuft bei diesem Kunden alle zwei Stunden eine Prüfung, die nachsieht, ob noch alles da ist, und die Zahlen festhält.

Warum ehrliches Rechnen gerade Thema ist

Vergangene Woche hat Smarter Service eine Auswertung zur KI im Mittelstand veröffentlicht. Die Kernaussage: KI zählt erst, wenn die gesparte Zeit im Geschäft ankommt und gegen die vollen Kosten gerechnet wird. Ein Satz daraus trifft es genau: „Drei Monate echter Betrieb sind ehrlicher als drei Tage Excel-Hochrechnung.“

Das kann ich unterschreiben. Eine Hochrechnung hätte beim Bestelleingang gesagt: 25 Bestellungen am Tag, je ein paar Minuten, das lohnt sich sofort. Der echte Betrieb sagt: Erst kommen Zugänge, Virenschutz und ein Test, der fast die Hälfte als unklar zurückgibt. Dann wird es gut.

Was das für Ihren Betrieb heißt

Wenn Sie über KI im Bestelleingang nachdenken, würde ich drei Fragen vorher klären:

1. Wie viele Bestellungen kommen pro Tag, und in welcher Form? Text, PDF, Excel, Fax?
2. Wer entscheidet, was „unklar“ ist, und wo landet so ein Fall dann?
3. Wer merkt es, wenn der Ablauf an einem Montagmorgen nicht läuft?

Die dritte Frage ist die, an der die meisten Projekte später scheitern. Genau deshalb mache ich das als laufenden KI-Betrieb und nicht als Einmal-Projekt mit Übergabe. Wie so eine Einführung abläuft, steht auf der Seite zur KI-Implementierung. Wer zuerst klären will, wo KI im eigenen Betrieb überhaupt ansetzt, findet das unter KI-Strategie.

Und wenn Sie sich fragen, ob das bei Ihnen passt: Zählen Sie diese Woche einmal mit, wie viele Bestellungen bei Ihnen von Hand abgetippt werden. Mit der Zahl lässt sich reden. Mehr dazu auf der Startseite.

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Quellen:

• Vom Sensor zur Rendite: Die industrielle Chance der KI, Gunnar Sohn, Smarter Service, https://www.smarter-service.com/2026/10/22/vom-sensor-zur-rendite-die-industrielle-chance-der-ki/ (22.10.2026, abgerufen 26.10.2026)
• Eigener Fall: Projekt Bestelleingang bei einem mittelständischen Betrieb in Baden-Württemberg, Kickoff 05.10.2026, Testzahlen Stand 26.10.2026 (anonymisiert)