KI im Einkauf: Erst gegen den besten Einkäufer antreten, dann bestellen

Ob KI Ihren Einkauf günstiger macht, lässt sich messen, bevor sie eine einzige Bestellung anfasst: an Bestellungen, die Sie schon bezahlt haben, und im direkten Vergleich mit Ihrem besten Einkäufer. Genau so setzen wir es gerade mit einem produzierenden Mittelständler auf.

Warum das Thema gerade jetzt drückt

Der Einkaufsmanagerindex, den S&P Global gemeinsam mit dem Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME) erhebt, lag im September bei 53,9 Punkten. Die Industrie hat also wieder mehr zu tun. Gleichzeitig melden die Befragten, dass die Einkaufspreise zum Ende des dritten Quartals kräftiger angezogen haben, vor allem für Transporte, Rohstoffe und Elektronik. Die Lieferzeiten haben sich weiter deutlich verlängert.

Mehr Aufträge, teureres Material, längere Wartezeiten: Das landet alles auf demselben Schreibtisch im Einkauf. Und dort sieht es bei KI noch dünn aus. Im Einkaufsbarometer Mittelstand 2026 von Onventis, BME und ESB Business School (521 Befragte, erhoben Januar bis März 2026) halten nur 6,0 % ihren KI-Einsatz im Einkauf für ausgereift. 68,4 % nennen die Datenqualität als Hürde.

Der Fall: Preisspiegel statt Bestellknopf

Der Betrieb bestellt auf zwei Arten. Einmal den planbaren Bedarf, also Material, das regelmäßig gebraucht und gebündelt bestellt wird. Dazu kommen Sonderbedarfe, weil ein Kunde etwas Ausgefallenes braucht, und das muss dann sehr schnell da sein.

Der Wunsch der Geschäftsführung war klar und, wie ich finde, genau richtig: Die KI soll Angebote einholen, daraus einen Preisspiegel bauen und die fünf attraktivsten Angebote an die Geschäftsführung schicken. Bestellen tut ein Mensch. Ein paar Lieferanten soll die KI am Anfang ausdrücklich gar nicht anschreiben. Das ist keine Schwäche des Projekts, das ist eine Regel, die man ihr von Tag eins an mitgibt.

Die Messlatte kommt aus der Vergangenheit

Bevor die KI irgendetwas Neues anfragt, bekommt sie abgeschlossene Bestellungen: was bestellt wurde, was am Ende bezahlt wurde und bis wann das Material da sein musste. Im Gespräch habe ich es so gesagt: „Dann hab ich eine Messlatte.“ Für jeden alten Fall prüft die KI, ob es günstiger oder schneller gegangen wäre.

Danach kommt der eigentliche Test. Der Betrieb schickt seinen besten Einkäufer ins Rennen, wir schicken die KI, und beide bekommen dieselbe Aufgabe. Für den Prototyp haben wir höchstens zwei Tage angesetzt. Gewinnt der Mensch, ist das auch ein Ergebnis: Dann ist der Einkauf schon gut aufgestellt, und das Geld wird woanders besser eingesetzt.

Nie im laufenden System üben

Die zweite Regel betrifft das Warenwirtschaftssystem. Wir arbeiten dort nicht im laufenden Betrieb, sondern in einer Kopie, in der die KI Fehler machen darf, ohne dass eine echte Bestellung rausgeht. Ich arbeite dafür am liebsten mit einer Spiegelung der echten Daten, weil die KI nur an echten Daten lernt, wie der Betrieb wirklich tickt.

Wenn die KI später etwas ändert, markiert sie es mit ihrem eigenen Kennzeichen, genau wie jeder Mitarbeiter mit seinem Konto. Mitten im Gespräch ist mir dabei selbst eine Lücke aufgefallen: Die Belegnummern zieht so ein System nicht von allein nach. Also braucht es eine feste Regel dafür und eine tägliche Prüfung, ob jede Änderung im Protokoll auch zur richtigen Belegnummer passt. Solche Lücken findet man nicht auf der Folie, sondern am echten Ablauf.

Der Mensch bleibt der Chef der KI

Was die KI nicht wissen kann: dass jemand im Betrieb seit Jahren einen direkten Draht zu einem Lieferanten hat und im Notfall dort anrufen kann. Dieses Wissen bleibt beim Menschen. Er wird zur Führungskraft der KI, sagt ihr, wen sie anschreiben soll, korrigiert den Ton und gibt frei. Die KI schreibt sich das auf und kann es beim nächsten Mal.

Warum das kein Einmal-Projekt ist

Ein Test in zwei Tagen beantwortet nur die erste Frage: Lohnt sich das überhaupt? Der eigentliche Wert entsteht danach, Woche für Woche. Lieferantenerfahrungen kommen dazu, Regeln werden nachgeschärft, die tägliche Prüfung läuft mit. Deshalb begleite ich so etwas im laufenden Betrieb und nicht als Workshop mit Abschlussfolie. Wie das in der Praxis abläuft, steht auf der Seite zur KI-Implementierung. Wo man in einem Betrieb sinnvoll anfängt, klärt die KI-Strategie.

Wenn Sie wissen wollen, ob sich so ein Test bei Ihnen lohnt, reicht am Anfang eine einfache Frage: Wie viele Bestellungen aus dem letzten Quartal haben Sie mit Preis und Liefertermin sauber abgelegt? Mehr dazu auf der Startseite.

Quellen:

Einkaufsmanagerindex: Optimismus in der deutschen Industrie wächst wieder, BME, https://www.bme.de/news/einkaufsmanagerindex-optimismus-in-der-deutschen-industrie-waechst-wieder/ (01.10.2026, abgerufen 05.10.2026)
BIP Best in Procurement: Oktober-Ausgabe online, Titelthema KI im eProcurement, BME, https://www.bme.de/news/bip-best-in-procurement-oktober-ausgabe-online-/ (01.10.2026, abgerufen 05.10.2026)
KI im Einkauf: Automatisierung zeigt erste Wirkung (Onventis Einkaufsbarometer Mittelstand 2026), technik+EINKAUF, https://www.technik-einkauf.de/einkauf/ki-im-einkauf-automatisierung-zeigt-erste-wirkung/2677056 (09.06.2026, abgerufen 05.10.2026)
Eigener Fall: Gespräch mit einem produzierenden Mittelständler (anonymisiert)