Nachunternehmer-Anfrage mit KI: Vorlage statt jedes Mal neu schreiben

Ein Bauleiter bei einem Generalunternehmer hat mir im Sommer beschrieben, wie bei ihm Nachunternehmer-Anfragen entstehen: für jedes Gewerk neu. Gewerk, Umfang, Termine, Vertragsgrundlage, welche Nachweise er braucht. Jedes Mal von vorn, obwohl das Gerüst immer dasselbe ist.

Genau an solchen Stellen setze ich KI im Baubüro am liebsten zuerst an. Nicht, weil die Anfrage schwer zu schreiben wäre. Sondern weil sie ständig geschrieben wird, und weil dabei jedes Mal dieselben Fehler passieren können: ein vergessener Nachweis, eine Frist aus dem letzten Bauvorhaben, ein Leistungsumfang, der nicht mehr zum aktuellen Leistungsverzeichnis passt.

Was in jeder Anfrage gleich ist

• Absender, Bauvorhaben, Ansprechpartner auf der Baustelle
• die Vertragsgrundlage, zum Beispiel die VOB/B und Ihre eigenen Vertragsbedingungen
• die Nachweise, die Sie von jedem Nachunternehmer verlangen, etwa die Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG oder Unbedenklichkeitsbescheinigungen
• Angebotsfrist, Bindefrist und die Form, in der das Angebot zurückkommen soll

Was sich jedes Mal ändert

• Gewerk und Leistungsumfang, also die Positionen aus dem Leistungsverzeichnis
• der Ausführungszeitraum aus dem Bauzeitenplan
• die Besonderheiten der Baustelle: Zufahrt, Lagerfläche, Arbeitszeiten, Ansprechpartner vor Ort

Wie ich das mit KI aufbaue

1. Erst die Vorlage. Die festen Teile schreibt Ihr Betrieb einmal sauber, in Ihrer eigenen Sprache. Die Stellen, die sich ändern, werden markiert. Diese Vorlage ist die eigentliche Arbeit, nicht die KI.

2. Dann vorfüllen aus Ihren Unterlagen. Die KI liest den LV-Auszug und den Bauzeitenplan und füllt die markierten Stellen. Was sie nicht findet, schreibt sie als offene Frage dazu, statt etwas zu erfinden. Eine Anfrage mit einer ehrlichen Lücke ist besser als eine, die vollständig aussieht und den falschen Zeitraum nennt.

3. Gegenlesen statt schreiben. Der Bauleiter bekommt einen Entwurf, prüft ihn, ändert, was nicht passt, und schickt ihn ab. Raus geht nichts von allein.

Was beim Bauleiter bleibt

Welcher Nachunternehmer die Anfrage überhaupt bekommt. Welche Frist auf dieser Baustelle realistisch ist. Ob eine Sonderbedingung hineingehört, weil es beim letzten Mal Ärger gab. Das sind Entscheidungen aus Erfahrung, keine Textarbeit, und die nimmt ihm keine KI ab. Rechtliche Fragen zum Vertrag gehören ohnehin zu jemandem mit Rechtskenntnis.

Der Bauleiter schreibt die Anfrage dann nicht mehr. Er liest sie gegen.

Woran Sie merken, ob sich das bei Ihnen lohnt

Zählen Sie beim nächsten Bauvorhaben, wie viele Anfragen rausgehen und wer sie schreibt. Wenn dieselbe Person dieselben Absätze immer wieder tippt, ist das eine gute erste Aufgabe für KI. Wenn bei Ihnen wirklich jede Anfrage anders ist, ist es keine. Das sage ich dann auch so.

Häufige Fragen

Brauche ich dafür eine neue Software? Nein. Ich baue das in die Programme ein, mit denen Ihr Büro heute schon arbeitet. Was gut läuft, bleibt, wie es ist.

Verschickt die KI die Anfragen selbst? Nein. Sie bereitet den Entwurf vor. Ein Mensch im Betrieb prüft und sendet.

Was passiert, wenn im Leistungsverzeichnis etwas fehlt? Dann steht im Entwurf eine offene Frage an genau dieser Stelle. Die KI füllt keine Lücke mit einer Vermutung.

Wenn Sie wissen wollen, ob die Nachunternehmer-Anfrage bei Ihnen eine gute erste Aufgabe ist: 30 Minuten KI-Check: Wo tippt Ihr Büro noch ab? Kostenlos und unverbindlich, Termin über kaj-bau-digital.de.