E-Rechnung wird 2027 Pflicht: Der eigentliche Aufwand liegt nicht beim Versand

Ab dem 1. Januar 2027 ist die Übergangsfrist vorbei: Wer im B2B-Geschäft Rechnungen stellt, muss sie dann als strukturierte E-Rechnung versenden. Kleinere Betriebe mit bis zu 800.000 € Vorjahresumsatz haben noch ein Jahr länger Zeit, bis Ende 2027. So steht es in den Übergangsregelungen des Bundesfinanzministeriums. Die ehrliche Frage vorweg, weil sie über den Aufwand entscheidet: Wie viele Eingangsrechnungen von Nachunternehmern, Lieferanten und Gerätevermietern laufen bei Ihnen im Monat auf, und wer ordnet die eigentlich der richtigen Baustelle zu?

Denn beim Versand wird das für die meisten Betriebe eine Software-Einstellung. Im Eingang wird es Arbeit.

Was ab wann gilt

Der Zeitplan steht seit dem Wachstumschancengesetz fest und ist zuletzt Mitte Juli 2026 wieder durch die Fachpresse gegangen:

Seit 1. Januar 2025: Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können. Dafür gab es nie eine Übergangsfrist, die Pflicht läuft bereits.
Bis 31. Dezember 2026: Beim Versand dürfen Sie noch wählen, Papier und PDF sind weiter erlaubt.
Ab 1. Januar 2027: Versandpflicht für alle, mit einer Ausnahme.
Bis 31. Dezember 2027: Verlängerte Übergangsfrist für Unternehmen mit bis zu 800.000 € Vorjahresumsatz.
Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Ausstellen befreit, empfangen können müssen sie trotzdem.

Wichtig zur Einordnung: Eine E-Rechnung ist kein hübsches PDF, sondern ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, in der Praxis meist XRechnung oder ZUGFeRD. Ein Computer kann ihn lesen, ohne zu raten.

Der Punkt, den viele übersehen

Rechnen Sie den Zeitplan einmal auf Ihre Nachunternehmerkette hoch. Der große Baustofflieferant schickt ab Januar 2027 XRechnung. Der Zweimannbetrieb, der Ihnen die Estricharbeiten macht, hat bis Ende 2027 Zeit. Der Kleinunternehmer bleibt dauerhaft befreit.

Das heißt: Ihr Rechnungseingang wird auf Jahre hinaus ein gemischter Stapel. Strukturierte Datensätze, PDFs, gescannte Zettel, alles nebeneinander. Wer gehofft hat, dass die Pflicht das Büro automatisch aufräumt, wird enttäuscht.

Die Zahlen sprechen dafür, dass es ohnehin langsam läuft. In einer ZDH-Umfrage unter 1.926 Handwerksbetrieben aus 52 Kammern (Januar und Februar 2026) gab rund ein Drittel an, selbst schon E-Rechnungen auszustellen. Aufwand, Kosten und fehlende Vorgaben bremsen den Rest. Eine kleinere Erhebung von Quadient und OpinionWay unter 300 deutschen Unternehmen kam im Juni 2026 auf etwa sechs Prozent, die die Anforderungen vollständig erfüllen. 300 Unternehmen sind eine schmale Stichprobe, die Richtung deckt sich aber mit dem, was ich in Baubüros sehe.

Wo KI hier wirklich etwas holt (und wo nicht)

Ehrlich zuerst: Für die reine E-Rechnung brauchen Sie keine KI. Ein strukturierter Datensatz ist schon maschinenlesbar, den zieht Ihre Buchhaltungssoftware direkt ein. Wer Ihnen jetzt KI verkaufen will, um XRechnungen zu lesen, verkauft Ihnen eine Lösung für ein Problem, das die Norm bereits gelöst hat.

Interessant wird es an den drei Stellen daneben:

Der Rest vom Stapel. Die PDFs und Scans der kleinen Nachunternehmer, die noch jahrelang so kommen. Die vorzulesen, Positionen zu erkennen und in dasselbe Format zu bringen, ist genau die Sorte stumpfe Arbeit, für die sich KI eignet.
Die Zuordnung zur Baustelle. Kein Rechnungsformat der Welt weiß, zu welchem Bauvorhaben und welcher Kostenstelle eine Lieferung gehört. Diese Zuordnung machen bei Ihnen bislang Menschen aus dem Kopf. Eine KI, die Ihre Projektstruktur und Ihre Lieferantenhistorie kennt, macht dafür einen Vorschlag, den jemand nur noch bestätigt.
Der Abgleich mit dem, was bestellt wurde. Aufmaß, Bestellung, Rechnung: Wenn die Positionen erst einmal als Daten vorliegen, lässt sich prüfen, ob abgerechnet wurde, was auch geliefert wurde.

Punkt zwei und drei sind der eigentliche Gewinn. Und sie werden besser, je mehr Ihrer Rechnungen strukturiert reinkommen. Genau deshalb ist die Pflicht keine reine Bürokratie-Last: Sie liefert nebenbei das saubere Datenmaterial, an dem KI im Büro überhaupt erst funktioniert.

Was Sie in den nächsten Wochen klären können

Zwei Wege, je nachdem, wie viel Zeit Sie haben:

Klein anfangen: Prüfen Sie diesen Monat nur zwei Dinge. Erstens, ob Ihre Software XRechnung und ZUGFeRD wirklich versenden kann (nicht nur "digital versenden"). Zweitens, wie viele Ihrer Eingangsrechnungen heute schon strukturiert ankommen. Diese eine Zahl sagt Ihnen mehr über Ihren künftigen Aufwand als jede Checkliste.

Größer denken: Wer den Rechnungseingang ohnehin anfasst, kann gleich mitklären, welche Büroabläufe drumherum sich automatisieren lassen. Genau dafür gibt es das BAFA-Programm "Förderung von Unternehmensberatungen für KMU". In den meisten neuen Bundesländern, dazu in Lüneburg und Trier, zahlen Sie für eine Beratung im Wert von 3.500 € nur rund 700 € selbst, sonst 1.750 €. Ich bin förderfähig über gelistete BAFA-Partner, nicht selbst gelisteter Berater. Die Richtlinie ist Stand heute bis 31.12.2026 befristet, ob verlängert wird, ist offen, und eine Bewilligung kann Ihnen niemand garantieren, auch ich nicht. Die Details stehen auf der Seite zur BAFA-geförderten KI-Beratung, regional zum Beispiel für Sachsen und Sachsen-Anhalt.

Der Termin 1. Januar 2027 ist gesetzt. Was Sie bis dahin aus dem Rechnungseingang machen, ist Ihre Entscheidung, und die lässt sich in Ruhe treffen. Mehr dazu, wo KI im Baubüro heute schon Zeit holt, finden Sie auf der Startseite.

Quellen

Bundesfinanzministerium: "Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025", https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html (abgerufen 27.07.2026)
ad-hoc-news: "E-Rechnung: Versandpflicht kommt 2027 für große Betriebe", https://www.ad-hoc-news.de/wirtschaft/e-rechnung-versandpflicht-kommt-2027-fuer-grosse-betriebe/69777579 (16.07.2026)
ZDH: "E-Rechnung für Betriebe noch mehr Aufwand statt Entlastung", Umfrage unter 1.926 Handwerksbetrieben aus 52 Handwerkskammern, https://www.zdh.de/ueber-uns/fachbereich-steuern-und-finanzen/umsatzsteuer/umfrageergebnisse-e-rechnung/ (Januar/Februar 2026)
ad-hoc-news: "E-Rechnung ab 2026: Nur 6 Prozent der Firmen erfüllen die Pflicht", Erhebung von Quadient und OpinionWay unter 300 deutschen Unternehmen, https://www.ad-hoc-news.de/wirtschaft/e-rechnung-ab-2026-nur-6-prozent-der-firmen-erfuellen-die-pflicht/69541216 (15.06.2026)