KI für Architekturbüros

Nicht am Entwurf, sondern an dem Schriftverkehr, der sich durch alle neun Leistungsphasen zieht und Planungszeit auffrisst.

KI hilft im Architekturbüro beim Schreiben, nicht beim Planen: Entwürfe für Positionstexte und die Baubeschreibung zur Ausschreibung, Baubesprechungs-Protokolle mit Zuständigkeiten und Fristen aus Diktat oder Notizen, dazu Behörden-, Bauherren- und Vergabekorrespondenz. Die KI formuliert vor, das Büro prüft und verantwortet. Der Entwurf und jede fachliche Festlegung bleiben bei der Planerin und dem Planer.
Kurzes Telefonat: 0176 64884825 Lohnt sich das?
Kaj Meijer, KI-Berater für die Baubranche
Kaj Meijer
Übersetzer zwischen Bau-Welt und KI-Welt
ca. 5 h
pro Woche und Schreibtisch-Kopf zurückgewonnen, sobald KI die wiederkehrende Schreibarbeit übernimmt
9 Phasen
kennt die HOAI als Leistungsbild, und in fast jeder davon entsteht Schriftverkehr, der liegen bleibt
ca. 700 €
bleibt als Eigenanteil in den 80-%-Förderregionen, außerhalb sind es 1.750 € (50 % BAFA)
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Grundrisse entwirft die KI in dieser Beratung, das gehört ehrlich dazugesagt
Die fünf Stunden stammen aus meiner Begleitpraxis und sind ein Erfahrungswert, keine Zusicherung. Was die Förderung angeht: Zahlen und Quoten beschreiben die Richtlinie, verbindlich wird es erst mit dem Bescheid des BAFA, und die Richtlinie endet nach heutigem Stand am 31.12.2026.

Wo KI im Architekturbüro wirklich hilft

Ein Architekturbüro wird fürs Planen bezahlt, verbringt aber einen erstaunlichen Teil der Woche mit Prosa: Leistungsbeschreibungen ausformulieren, Besprechungen protokollieren, der Genehmigungsbehörde antworten, dem Bauherrn den Stand erklären, Bietern absagen. Dieser Schriftverkehr verteilt sich über die Leistungsphasen und summiert sich still. Genau dort setzt KI an, und nur dort. Drei Stellen bringen im Planungsbüro erfahrungsgemäß am meisten.

Ausschreiben und beschreiben

Positionstexte und Baubeschreibung

Wenn die Ausführungsplanung steht und die Ausschreibung ansteht, beginnt Fließbandschreiben: Position für Position beschreiben, Qualitäten benennen, die Baubeschreibung ausformulieren. Aus Ihren Planungsunterlagen und den Textbausteinen Ihres Büros entwirft die KI diese Texte vor, einheitlich im Stil und vollständig in der Struktur. Was gefordert wird und ob die Beschreibung fachlich trägt, legen Sie fest; bei öffentlichen Vergaben bleibt auch die Anwendung des Vergaberechts, etwa der VOB/A, in Ihrer Hand.

Besprechen und protokollieren

Baubesprechungs-Protokolle

Jour fixe, Planungsbesprechung, Baustellentermin: Wer die Objektüberwachung macht, protokolliert ständig. Aus einem Diktat auf der Rückfahrt oder ein paar Stichpunkten baut die KI ein gegliedertes Protokoll mit Teilnehmern, Festlegungen, Zuständigkeiten und Terminen, in der Vorlage Ihres Büros. Sie lesen gegen, korrigieren und verschicken. Wie dieser Ablauf im Einzelnen aussieht, zeigt die Detailseite zum Protokoll aus der Besprechung.

Antworten und vergeben

Behörden-, Bauherren- und Vergabepost

Die Behörde fordert Unterlagen zum Bauantrag nach, der Bauherr will den Stand wissen, drei Bieter brauchen eine Antwort auf ihre Fragen und zwei eine Absage. Aus Ihrer fachlichen Aussage macht die KI das fertige Schreiben, im Ton Ihres Büros und ohne dass Sie bei null anfangen. Auch die Rechnungsprüfung in der Bauphase erzeugt Schriftverkehr, den die KI vorbereiten kann; wie sie beim Prüfen der Zahlen selbst hilft, steht auf der Seite zur Schlussrechnung und zum Aufmaß.

Mehr Tiefe zu einzelnen Aufgaben: Angebot aus altem Leistungsverzeichnis, Nachtrag nach VOB formulieren und Mängelanzeige nach VOB.

Ob sich der Einstieg für Ihr Büro rechnet und welcher Schriftverkehr bei Ihnen zuerst dran ist, klären wir in einem kurzen Telefonat, sachlich und ohne Verkaufsdruck.

Anrufen: 0176 64884825

So läuft der geförderte Einstieg für Ihr Architekturbüro

01

Wir sehen uns Ihre Projekte an, nicht eine Folienschau

Auf den Tisch kommen echte Unterlagen aus Ihrem Büro: eine laufende Ausschreibung, die letzten Besprechungsprotokolle, der Schriftwechsel mit einer Genehmigungsbehörde. Daran lässt sich ablesen, welcher Schreibvorgang bei Ihnen am häufigsten wiederkehrt und wie viel Planungszeit er bindet. Dort beginnt der Einstieg, denn die erste Aufgabe soll sich im Alltag beweisen, nicht auf einer Folie.

02

Die KI lernt die Sprache Ihres Büros

Ihre Protokoll-Vorlagen, Ihre Textbausteine für Leistungsbeschreibungen, Ihr Ton gegenüber Bauherren und Behörden: All das bekommt die KI als Vorgabe, damit ihre Entwürfe klingen wie aus Ihrem Haus und nicht wie aus dem Automaten. Wer bei Ihnen schreibt, ob Büroinhaberin, Projektleiter oder Sekretariat, sitzt dabei und sieht am eigenen Projekt, wie aus Stichworten ein brauchbarer Entwurf wird.

03

Bauherren-Daten und Prüfhoheit bleiben geschützt

Projektdaten, Namen und Adressen Ihrer Bauherren haben in einem beliebigen KI-Konto nichts verloren. Deshalb legen wir zu Beginn fest, welche Angabe in welches Werkzeug darf und welche das Büro nicht verlässt. Und jede Freigabe bleibt beim Menschen: Die KI schlägt vor, unterschrieben und verschickt wird von Ihnen. Wie ein datenschutzsauberer Aufbau aussieht, beschreibt die Seite zu KI und DSGVO im Baubetrieb.

04

Erst der Förderantrag, dann der Vertrag

Die BAFA-Förderung verzeiht keine falsche Reihenfolge: Der Antrag muss gestellt sein, bevor der Beratungsvertrag unterschrieben wird und die Beratung beginnt. Ob Ihr Bürositz in einer der 80-Prozent-Regionen liegt, ob Ihr Büro die Voraussetzungen erfüllt und ob Mittel verfügbar sind, prüfen wir deshalb gemeinsam vorab. Die Antragsabwicklung übernehmen gelistete BAFA-Beratungspartner, mit denen ich zusammenarbeite.

Was KI im Architekturbüro nicht kann

Damit wir uns nicht missverstehen: KI entwirft in dieser Beratung kein Gebäude, erstellt keine Genehmigungs- oder Ausführungsplanung, ersetzt keine Bauvorlageberechtigung und beurteilt weder Statik noch Brandschutz. Sie entscheidet auch keine Vergabe und gibt keine Rechnung frei. Was sie kann, ist die Schreibarbeit um all das herum verkürzen: aus Ihrer fachlichen Aussage den Text machen, aus Ihren Notizen das Protokoll, aus Ihren Bausteinen die Beschreibung. Jede fachliche und rechtliche Festlegung bleibt bei den Menschen mit der Qualifikation dafür.

Und wenn der Einstieg für Ihr Büro gerade nicht sinnvoll ist, weil der Schriftverkehr bei Ihnen schlicht nicht der Engpass ist, sage ich Ihnen das im Vorgespräch, auch wenn dann kein Auftrag daraus wird. Wann sich der Schritt rechnet und wann nicht, steht ausführlich unter Lohnt sich KI im Handwerk?, die Maßstäbe dort gelten für Planungsbüros genauso.

Auch für Planungsbüros ist der KI-Einstieg oft gefördert

Die BAFA-Förderung von Unternehmensberatungen richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen, und viele Architekturbüros bewegen sich genau in dieser Größenordnung. Liegt der Bürositz in einer der Förderregionen, trägt der Bund bis zu 80 Prozent der Beratungskosten, sonst 50 Prozent. Bei einem Beratungswert von 3.500 € heißt das: rund 700 € Eigenanteil im hohen Satz, 1.750 € im übrigen Bundesgebiet. Der hohe Satz gilt in den neuen Bundesländern ohne das Land Berlin und ohne die Region Leipzig; die Regionen Lüneburg und Trier gehören als Sonderfall ebenfalls dazu. Das Förderfenster ist nach heutigem Stand bis zum 31.12.2026 befristet. Wichtig für die Einordnung: Gefördert wird eine Beratung in Ihrem Büro, keine Schulung. Ob Ihr Büro die Voraussetzungen im Einzelnen erfüllt, klären wir vor dem Antrag, und verbindlich entscheidet allein der Bescheid des BAFA.

Alles zu Kosten und Antrag: Preise und Ihr Eigenanteil im Überblick · alle Details zur BAFA-Förderung für KI-Beratung im Bau.

Wer dahintersteckt

Damit von Anfang an Klarheit herrscht: Ich bin kein Architekt und war nie selbst Bauleiter. Aufgewachsen bin ich trotzdem zwischen Baustellen und Betrieben, die Bau-Welt ist mir von Haus aus vertraut. Die KI-Welt habe ich mir später erarbeitet, aus eigenem Interesse, bis sie mein Beruf wurde. Heute übersetze ich zwischen beiden Welten: Ich höre zu, was ein Büro tatsächlich aufhält, und richte die KI so ein, dass sie genau dort entlastet.

Aus Planungsbüros höre ich ein wiederkehrendes Muster: Die fachliche Arbeit macht Freude, aber drumherum wuchert der Text. Protokolle, die abends noch geschrieben werden müssen. Ausschreibungen, die sich ziehen, weil jede Position von Hand formuliert wird. Behördenschreiben, die liegen bleiben, bis die Frist drängt. Nichts davon braucht ein zweites Studium, aber alles davon kostet Stunden, die in der Planung fehlen. An diesen Stellen setze ich an, ohne zu behaupten, die KI könne planen. Kann sie nicht. Sie kann schreiben, und das reicht, um spürbar Zeit freizuschaufeln.

Sollte sich im Gespräch zeigen, dass Ihr Büro davon wenig hätte, sage ich Ihnen das offen. Ein klares Nein zur richtigen Zeit ist mir lieber als ein Projekt, das seinem Versprechen hinterherläuft.

Kaj Meijer bei einem KI-Seminar für die Baubranche

Passt das für Ihr Büro? Ein Telefonat gibt die Antwort.

Erzählen Sie mir, welcher Schriftverkehr in Ihrem Büro die meiste Zeit frisst, und Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung: wo KI bei Ihnen greift, was der geförderte Einstieg kostet und ob er sich für Ihre Bürogröße überhaupt lohnt.
Fällt die Antwort negativ aus, wissen Sie hinterher wenigstens genau, warum. Auch das ist ein Ergebnis.

Anrufen: 0176 64884825 kaj.meijer@kaj-bau-digital.de

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Was der Einstieg kostet, welche Aufgaben KI übernimmt, und die Förder-Landkarte: